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5 messaggi di sollecito pagamento pronti da copiare (email e WhatsApp), dal promemoria alla diffida
Team Freelancy · 6 settembre 2026 · 11 min di lettura
Hai la fattura scaduta aperta in una scheda e la mail nuova aperta in un'altra. Il cursore lampeggia dopo "Ciao Marco,": è il tuo primo sollecito pagamento. Hai scritto e cancellato "scusa se ti disturbo" tre volte. Sono le 18:40 e alla fine chiudi tutto: "domani". Questo articolo è il "domani": un esempio di sollecito pagamento fattura per ogni passo, già scritto, da copiare e mandare in due minuti.
Il calendario che seguono (promemoria a −3 giorni, primo sollecito a +1, secondo a +10, telefonata a +20, diffida a +30) è spiegato nella guida al cliente che non paga. Qui ci sono solo i messaggi, con due o tre righe prima di ciascuno per capire perché è scritto così, e quindi come adattarlo senza romperlo.
In breve
- Ogni messaggio ha la stessa ossatura: il fatto in prima riga (numero, importo, scadenza), una data alla fine, una via d'uscita in mezzo.
- Il promemoria a −3 giorni non è un sollecito: è il messaggio che ti evita gli altri quattro.
- Gli interessi di mora si nominano al secondo sollecito, con il conto fatto: 1.800 € con 10 giorni di ritardo = 5,13 € + 40 € di indennizzo.
- A +20 non si scrive: si telefona. Il messaggio serve solo a fissare l'ora.
- La diffida la scrivi tu, via PEC o raccomandata, con 15 giorni di termine. Modello completo in fondo.
In questo articolo
- L'ossatura di ogni messaggio (e un sollecito andato male)
- 1. Il promemoria a −3 giorni
- 2. Il primo sollecito a +1 giorno
- 3. Il secondo sollecito a +10, con gli interessi
- 4. Il messaggio che prepara la telefonata a +20
- 5. La diffida ad adempiere a +30
- Cosa cambiare in base al cliente
- Le 6 frasi da togliere
- Gli errori che vediamo più spesso
- Domande frequenti
L'ossatura di ogni messaggio (e un sollecito andato male)
Il primo sollecito della vita di chi ha costruito Freelancy iniziava con "Scusa se ti disturbo, volevo solo chiederti se per caso avevi visto la fattura". Il cliente ha risposto dopo dodici giorni. Qualche mese dopo, stesso cliente, altra fattura in ritardo, il messaggio iniziava con "La fattura 9 da 1.200 € è scaduta il 14 e non risulta pagata. Mi confermi il bonifico entro giovedì?". Bonifico in 48 ore. Stesso cliente, stessa persona che scriveva. Cambiava solo il messaggio.
Da allora tutti i nostri solleciti hanno tre pezzi fissi. Il fatto in prima riga: numero, importo, scadenza, nessun aggettivo. Una data alla fine, perché "fammi sapere" si può ignorare e "entro giovedì 15?" no. Una via d'uscita in mezzo: la fattura è finita alla persona sbagliata, c'è qualcosa che non va nel lavoro. Chi è disorganizzato la prende e paga; chi ha un problema finalmente te lo dice.
I cinque messaggi usano lo stesso esempio: fattura 14 da 1.800 €, scaduta giovedì 8 ottobre, cliente Marco. Sostituisci numeri e date, il resto resta.
1. Il promemoria a −3 giorni
Non è un sollecito, quindi non è imbarazzante. Serve a intercettare la fattura finita nella casella sbagliata prima che scada. Il tono è di servizio, come un promemoria del calendario: nessuna richiesta di conferma, solo l'informazione e la via d'uscita.
Oggetto: Fattura 14 in scadenza giovedì 8 ottobre
Ciao Marco,
ti ricordo che la fattura 14 da 1.800 € scade giovedì 8 ottobre. La riallego per comodità, con l'IBAN in calce.
Se va inoltrata a qualcun altro in amministrazione, dimmi a chi e la mando direttamente.
Buona giornata,
[Nome]
Ciao Marco, promemoria veloce: la fattura 14 (1.800 €) scade giovedì 8. Se serve la giro a qualcuno in amministrazione, dimmi a chi. Grazie!
2. Il primo sollecito a +1 giorno
Il giorno dopo la scadenza, non una settimana dopo. La prima riga constata; non chiede "per caso". La domanda finale ha una data precisa e si risponde sì o no. La fattura è riallegata, così il cliente non deve cercarla: ogni passaggio in meno è un giorno in meno.
Oggetto: Fattura 14 scaduta ieri – conferma bonifico
Ciao Marco,
la fattura 14 da 1.800 € era in scadenza giovedì 8 ottobre e a oggi non risulta pagata. La riallego.
Mi confermi che il bonifico parte entro mercoledì 14?
Se c'è qualcosa nel lavoro che non ti convince, dimmelo: preferisco saperlo adesso.
Grazie,
[Nome]
Ciao Marco, la fattura 14 (1.800 €) è scaduta ieri e non è ancora arrivata. Mi confermi il bonifico entro mercoledì 14? Se c'è qualcosa che non va, dimmelo.
3. Il secondo sollecito a +10, con gli interessi
Qui cambia il registro, non il tono. Ricordi il primo sollecito (con la data), nomini gli interessi di mora come un fatto e non come una minaccia, e fai il conto: 1.800 € × 10,40% × 10/365 = 5,13 €, più i 40 € di indennizzo automatico. La cifra è piccola, e proprio per questo comunica che conosci le regole senza fare la voce grossa. Il calcolatore interessi di mora aggiorna il conto con le date esatte. Questo messaggio vale solo se il cliente è un'impresa o un professionista: con i privati vedi la tabella più sotto.
Oggetto: Fattura 14 – 10 giorni di ritardo, serve una data
Ciao Marco,
la fattura 14 da 1.800 € è scaduta l'8 ottobre. Ti avevo scritto il 9 e a oggi, 18 ottobre, non ho ricevuto né il pagamento né una data.
Ti ricordo che sull'importo maturano per legge gli interessi di mora (D.Lgs. 231/2002), oggi al 10,40% annuo: a 10 giorni sono 5,13 €, più 40 € di indennizzo forfettario per i costi di recupero.
Ho bisogno di una data certa: mi confermi il bonifico entro venerdì 23 ottobre?
Se il problema è la fattura (persona sbagliata, ordine d'acquisto mancante), dimmi cosa serve e lo sistemo oggi.
[Nome]
Ciao Marco, la fattura 14 (1.800 €) ha 10 giorni di ritardo. Sull'importo maturano gli interessi di mora di legge (a oggi 5,13 € + 40 € di indennizzo). Mi serve una data: bonifico entro venerdì 23? Se manca qualcosa da parte mia, dimmelo oggi.
Copia in amministrazione, non al capo
Dal secondo sollecito in poi metti in copia chi paga materialmente (amministrazione, contabilità), non il titolare. Chi paga vede una fattura con interessi che maturano e la sposta in cima alla pila. Il titolare vede un problema, e i problemi si rimandano.
4. Il messaggio che prepara la telefonata a +20
A +20 un messaggio non basta più: si telefona. Ma una chiamata a freddo trova la segreteria. Questo messaggio annuncia l'ora e la domanda che farai, così il cliente arriva alla chiamata sapendo già cosa devi sentirti dire. Chi ha una data la manda prima della telefonata, per evitarla. Anche questo è un risultato.
Oggetto: Fattura 14 – ti chiamo domani alle 11
Ciao Marco,
la fattura 14 da 1.800 € ha 20 giorni di ritardo e non ho ancora una data di pagamento, nonostante le mie del 9 e del 18 ottobre.
Ti chiamo domani alle 11 per chiudere la cosa: mi basta sapere quando parte il bonifico e cosa serve da parte mia perché parta.
Se preferisci un altro orario, o se la data ce l'hai già, scrivimela qui e la telefonata non serve.
[Nome]
Ciao Marco, la fattura 14 (1.800 €) è a 20 giorni di ritardo. Ti chiamo domani alle 11 per chiudere: mi serve solo la data del bonifico. Se me la scrivi qui prima, evitiamo la chiamata.
5. La diffida ad adempiere a +30
A +30 senza data, il registro diventa formale. La diffida la scrivi tu, senza avvocato, e la mandi via PEC o raccomandata A/R: serve la prova che è arrivata. La struttura è fissa: chi, cosa, quanto, entro quando, cosa succede altrimenti. Gli interessi vanno calcolati alla data della lettera e indicati come "maturati fino a oggi": continuano a crescere. Parentesi quadre = cose da sostituire.
[Tuo nome e cognome]
[Indirizzo] – P.IVA [numero]
PEC: [tua PEC]Spett.le [Ragione sociale del cliente]
[Indirizzo] – P.IVA [numero]
PEC: [PEC del cliente][Luogo], [data]
Oggetto: diffida ad adempiere – fattura n. [numero fattura] del [data emissione], importo [importo] €
Con la presente Vi diffido a provvedere al pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data emissione], di importo pari a [importo] €, relativa a [descrizione breve del lavoro, es. "servizi di gestione social – settembre 2026"], regolarmente consegnata e mai contestata, con scadenza [data scadenza] e a oggi non pagata, con un ritardo di [giorni di ritardo] giorni.
Ai sensi degli artt. 4 e 5 del D.Lgs. 231/2002, sull'importo sono maturati interessi di mora, calcolati al tasso del 10,40% annuo (tasso di riferimento BCE 2,40% maggiorato di 8 punti, comunicato MEF in G.U. n. 163 del 16 luglio 2026), pari a oggi a [interessi calcolati] €, oltre a 40 € di indennizzo forfettario per i costi di recupero ai sensi dell'art. 6 del medesimo decreto.
Vi invito pertanto a versare la somma complessiva di [importo + interessi + 40] € entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico sull'IBAN [IBAN] intestato a [intestatario].
Decorso inutilmente tale termine, procederò al recupero del credito nelle sedi opportune, senza ulteriore avviso, con aggravio di interessi e spese a Vostro carico.
Distinti saluti,
[Nome e cognome]
[Firma]Allegati: fattura n. [numero fattura]; [preventivo / contratto firmato]; [prova di consegna].
Le leve in più, solo se erano scritte
"In mancanza sospendo il servizio" o "i file restano di mia proprietà fino al saldo" si aggiungono alla diffida solo se erano nel preventivo o nel contratto firmato. Altrimenti trasformano una tua ragione in un tuo torto. Le clausole che rendono queste frasi legittime sono in contratto freelance: le clausole che ti salvano.
Come lo facciamo in Freelancy
Il calendario funziona solo se sai a che giorno sei. In Finanza → Fatture ogni fattura da incassare ha accanto i giorni di ritardo: a +1 mandi il primo, a +10 il secondo, senza contare sul calendario. Nella scheda cliente l'"Affidabilità di pagamento" mostra ritardo medio e percentuale di fatture pagate in tempo, con il contratto allegato lì accanto, pronto per la diffida. E a Lancy su WhatsApp chiedi "chi mi deve ancora pagare?" e hai la lista.
Cosa cambiare in base al cliente
L'ossatura non cambia. Cambiano canale, destinatario e quanto pesano gli interessi.
| Cliente | Canale | Cosa cambia nei messaggi | Attenzione |
|---|---|---|---|
| Agenzia | Email al project manager, WhatsApp solo per il promemoria | Nomina il progetto e il cliente finale nell'oggetto ("Fattura 14 – progetto Rossi"): spesso l'agenzia aspetta a sua volta un pagamento e ti mette in coda | Al secondo sollecito chiedi se il cliente finale ha pagato: se sì, non c'è più una scusa |
| Azienda grande con portale fornitori | Email all'ufficio acquisti o contabilità fornitori, non al referente | Il promemoria diventa "la fattura è caricata sul portale con numero [x]?". Cita l'ordine d'acquisto in ogni messaggio | Se il ciclo è "pagamento il 30 del mese successivo", il tuo +10 è spesso normale per loro: chiedilo prima. Se ti propongono 60 giorni, leggi cosa rispondere |
| Piccolo imprenditore | Il canale che usate per il lavoro, di solito WhatsApp; email dal secondo sollecito | Paga lui, in persona: il messaggio è breve e con l'IBAN dentro. La via d'uscita è "se ti serve dividere in due rate, dimmelo" | La telefonata a +20 qui funziona meglio che con chiunque altro |
| Privato | Email (serve una traccia scritta) + WhatsApp | Togli interessi di mora e 40 €: il D.Lgs. 231/2002 non si applica ai consumatori. Restano gli interessi legali, più bassi, e solo dopo una richiesta scritta | La diffida resta valida ma senza il paragrafo sugli interessi al 10,40%. Con i privati conta molto più l'acconto che il sollecito |
Le 6 frasi da togliere
Le abbiamo scritte tutte, almeno una volta. Ognuna dice al cliente che i tuoi soldi sono negoziabili.
| Togli | Perché | Metti |
|---|---|---|
| "Scusa il disturbo" | Ti scusi per chiedere una cosa dovuta. Il messaggio parte in perdita | Niente. Il fatto in prima riga: "La fattura 14 da 1.800 € è scaduta l'8 ottobre" |
| "Quando puoi" | Non è mai. Il cliente ha sempre qualcosa da fare prima | "Entro mercoledì 14?" |
| "Fatturina" | Il diminutivo rimpicciolisce l'importo e l'urgenza insieme | "La fattura 14 da 1.800 €", sempre con numero e importo |
| "So che sei impegnatissimo" | Gli stai fornendo tu la scusa per non rispondere | "Mi confermi il bonifico entro venerdì?" |
| "Non c'è fretta" | C'è. Hai già anticipato l'INPS su quei soldi | "La scadenza era l'8 ottobre" |
| "Spero di non disturbare" | Come la prima, ma con un'incertezza in più | "Ti scrivo per la fattura 14" |
Gli errori che vediamo più spesso
Mandare il messaggio 3 al primo giorno di ritardo
Gli interessi al primo sollecito sono sproporzionati: il cliente disorganizzato che avrebbe pagato in mezz'ora ora è irritato, e paga comunque, ma la prossima volta ti chiama meno. La scala esiste per salire un gradino alla volta.
Saltare dal messaggio 2 alla diffida
Succede quando si aspetta troppo tra un passo e l'altro: a +25 si è arrabbiati e si scrive la diffida di getto. Ma il secondo sollecito e la telefonata chiudono la maggior parte dei casi, e costano dieci minuti. La diffida chiude un rapporto: usala quando il rapporto è già chiuso.
Cambiare la data richiesta a ogni messaggio senza dirlo
Se al primo sollecito hai chiesto "entro mercoledì 14" e al secondo chiedi "entro venerdì 23" senza ricordare che mercoledì è passato, hai insegnato al cliente che le tue date si spostano. Ogni messaggio cita le date dei messaggi precedenti: "ti avevo scritto il 9".
Copiare il template senza cambiare i numeri
Ci è arrivato un sollecito con dentro "fattura 14 da 1.800 €" mentre la fattura era la 27 da 950 €. È un messaggio che urla "copiato da internet" e il cliente lo tratta di conseguenza. Numero, importo, date, nome: quattro cose da controllare prima di premere invio.
Domande frequenti
Posso mandare il sollecito solo su WhatsApp?
Il promemoria e il primo sollecito sì, se WhatsApp è il canale abituale con quel cliente. Dal secondo in poi manda anche l'email: se poi serve la diffida, ti serve una traccia scritta con date, importi e allegati, e uno screenshot di chat vale meno di una mail con la fattura allegata.
Devo scrivere gli interessi nel contratto per poterli chiedere?
No, se il cliente è un'impresa, un professionista o una PA: il D.Lgs. 231/2002 li fa maturare da soli dal giorno dopo la scadenza, insieme ai 40 € di indennizzo. Scriverli nel preventivo serve comunque, perché il cliente li legge prima di firmare e non dopo.
Il cliente mi ha risposto "pago la prossima settimana" e poi niente. Ricomincio dal messaggio 1?
No: riparti dal messaggio successivo a quello in cui ti ha dato la data, citandola. "Il 12 mi avevi confermato il bonifico entro il 19; a oggi non è arrivato." Una promessa non mantenuta accelera il calendario, non lo azzera.
E se il cliente paga ma senza interessi e senza i 40 €?
Decidi tu. Con un cliente che paga tardi una volta, la maggior parte di noi incassa il capitale e chiude lì, ma dopo averli nominati, come concessione. Con chi paga tardi ogni mese, i 40 € a fattura sono tuoi per legge, e a un certo punto vale la pena chiederli davvero.
La diffida devo mandarla per forza via PEC?
PEC o raccomandata A/R: serve la prova della ricezione, e la data da cui contare i 15 giorni. Se il cliente è un'azienda, la PEC ce l'ha per legge e la trovi nel registro delle imprese. Una mail normale non basta per la diffida, per quanto ben scritta.
Aggiornato al 6 settembre 2026. Fonti: D.Lgs. 231/2002, artt. 4 (decorrenza degli interessi), 5 (saggio degli interessi) e 6 (indennizzo forfettario di 40 € per i costi di recupero); comunicato MEF in G.U. n. 163 del 16 luglio 2026 (tasso di riferimento 2,40% per il secondo semestre 2026, quindi 10,40% di interessi di mora). Gli importi degli esempi sono arrotondati al centesimo. Questo articolo non è una consulenza legale: per diffide e recupero crediti su importi rilevanti, parla con un avvocato.
Prima del prossimo sollecito, fai il conto esatto: calcolatore interessi di mora.