Acconto e saldo da freelancer: come impostarli per non finanziare i tuoi clienti

Il preventivo è stato accettato con un "perfetto, partiamo lunedì". Lunedì apri il file e cominci. Nessun bonifico è arrivato, e nessuno ha parlato di acconto e saldo. Per i prossimi tre mesi lavorerai per un'azienda che non ti ha ancora dato un euro e che ti pagherà, se tutto va bene, due mesi dopo la consegna. Il cliente la chiama fiducia. Una banca la chiamerebbe prestito a tasso zero, senza garanzie, a un'impresa che non ha mai visto.

L'acconto nel preventivo è il modo più semplice per chiudere quella banca. Sotto ci sono le percentuali che usiamo per ogni tipo di lavoro, le frasi con cui le scriviamo, le risposte per chi "non fa mai acconti" e i due dettagli fiscali che in forfettario si scoprono quasi sempre a dicembre.

Senza acconto sei una banca: i conti

Prendi un progetto da 6.000 €: tre mesi di lavoro, fattura alla consegna, pagamento a 60 giorni "perché è la nostra policy". Dal primo giorno di lavoro al bonifico passano cinque mesi. Per cinque mesi hai finanziato il cliente con il tuo tempo, mentre l'INPS, l'affitto e il commercialista li pagavi tu.

Momento	Senza acconto, pagamento a 60 giorni	40% + 30% + 30%
Alla conferma	0 €	2.400 €
A metà lavoro (mese 2)	0 €	1.800 €
Alla consegna dei file	0 € (fattura emessa)	1.800 €
Due mesi dopo la consegna	6.000 €	già incassati
Massimo lavoro anticipato	6.000 € per 5 mesi	1.800 € per poche settimane

Stesso progetto, stesso prezzo, stesso cliente. La differenza sta in una riga del preventivo. E il cliente che versa 2.400 € alla conferma non perde niente: paga in tre pezzi quello che avrebbe pagato in uno, solo prima.

L'acconto non è sfiducia: è un test che costa poco

La paura di chiedere l'acconto è quasi sempre la stessa: "sembro uno che non si fida". Ribaltiamola. L'acconto è il modo meno costoso che hai per scoprire se il cliente è in grado di pagarti. Non se vuole: se ci riesce. Ha un conto da cui parte un bonifico? C'è una persona che approva le spese? Quanto passa tra il "sì" e i soldi sul conto? Un acconto del 30% risponde a tutto questo prima che tu abbia lavorato. Chi fatica a pagare il 30% all'inizio non farà meno fatica con il 100% alla fine.

Chi ha costruito Freelancy l'ha imparato nel modo caro. Il primo cliente che gli ha chiesto un sito "senza acconto, ci fidiamo a vicenda" è anche il primo che ha perso: tre mesi di lavoro, homepage approvata, pagine interne quasi finite, poi una mail di due righe: "il progetto è sospeso, vi facciamo sapere". Non hanno fatto sapere. Da quel giorno nessun lavoro parte senza bonifico ricevuto. Non disposto, non "ti giro la contabile": ricevuto. E in tutti gli anni dopo nessun cliente serio si è mai tirato indietro per questo. Chi si tira indietro per un acconto ti sta dando un'informazione gratis, prima di costarti tre mesi.

È lo stesso principio che regge tutto il processo per farsi pagare senza avvocato: la parte che funziona di più succede prima di iniziare.

Le percentuali che usiamo, per tipo di lavoro

Non esiste una percentuale giusta in assoluto. Esiste quella che tiene il lavoro anticipato sotto una cifra che puoi permetterti di perdere. Queste sono le nostre.

Tipo di lavoro	Acconto	In mezzo	Saldo
Progetto una tantum (logo, campagna, video, consulenza)	30-50% alla conferma	–	Alla consegna
Progetto lungo, oltre 2 mesi	30% alla conferma	Milestone mensili, fatturate a fine mese	Alla consegna
Canone mensile (social, ads, manutenzione)	Prima mensilità anticipata	Dal secondo mese: anticipato, oppure posticipato a 30 giorni	–
Servizio fotografico, evento	30% alla prenotazione	–	Entro la consegna dei file
Sito web	40% alla conferma	30% a metà lavoro (di solito all'approvazione della grafica)	30%, con consegna dei file al saldo

Due regole valide per tutte le righe. La percentuale sale quando il cliente è nuovo, quando è un privato e quando il lavoro ha costi vivi tuoi (licenze, stampa, trasferte). E il saldo è sempre legato a un evento preciso: "alla consegna dei file", non "quando è tutto ok".

Come scrivere l'acconto nel preventivo: le frasi che usiamo

Il trucco è non chiederlo. Si scrive, come si scrive il prezzo: una riga tra le condizioni, tono neutro, nessuna giustificazione. Chi spiega perché vuole l'acconto sta già trattando.

Nel preventivo di un progetto:

Condizioni di pagamento: 40% alla conferma del preventivo, 30% all'approvazione della grafica, 30% alla consegna. Il lavoro inizia alla ricezione dell'acconto. I file definitivi vengono consegnati a saldo ricevuto.

Nel preventivo di un canone:

Canone mensile di 900 €, fatturato il primo giorno di ogni mese con pagamento a 30 giorni. La prima mensilità viene versata alla conferma e segna l'avvio del servizio.

Nella mail dopo il sì:

Grazie per la conferma. Ti allego la pro forma per l'acconto di 2.400 €: appena vedo il bonifico blocco le date in agenda e partiamo. Prima bozza prevista per il 24.

Guarda l'ultima. L'acconto è agganciato a qualcosa che il cliente vuole: le date, la bozza. Non stai alzando una barriera, stai dicendo quando comincia la parte che gli interessa.

Quando il cliente dice "non facciamo mai acconti"

Succede, e non è sempre un brutto segno. Tre risposte, in ordine di preferenza.

1. "È la mia regola con tutti, non con voi"

Capisco. Parto sempre con un acconto, con ogni cliente: è il modo in cui tengo in piedi l'attività senza fare la banca. Se il 40% è troppo, possiamo fare 25% adesso e il resto in due tranche più ravvicinate.

Togliere il "voi" toglie l'offesa. Abbassare la cifra senza togliere l'acconto tiene in piedi il principio.

2. "Allora accorciamo tutto il resto"

Se l'acconto salta, il rischio si sposta sulle altre leve: milestone ogni due settimane invece che a fine progetto, pagamento a 15 giorni invece che a 30, file definitivi solo al saldo, sospensione del lavoro scritta nel preventivo. Le formule esatte sono in contratto freelance: le clausole che ti salvano. Meno acconto, più controllo: non è una concessione, è uno scambio.

3. "Come pagate i fornitori?"

È la domanda che scopre se il "no" è una policy o un'abitudine. Le aziende grandi hanno spesso un portale fornitori, un ordine d'acquisto e un ciclo di pagamento a data fissa in cui l'acconto è tecnicamente impossibile. Lì accettare ha senso: i termini sono certi, per legge il pagamento è a 30 giorni dalla fattura se non è pattuito altro (D.Lgs. 231/2002) e gli interessi di mora scattano da soli. Prima di dire sì, però, fatti mandare l'ordine d'acquisto scritto e fattura a ogni milestone, non a fine progetto. Se invece il "no" arriva da una piccola agenzia senza nessun processo, non è una policy: è la tua liquidità che fa comodo. E se la frase dopo è "e comunque vi paghiamo a 60 giorni", la risposta è in "ti pago a 60 giorni": cosa rispondere.

Pro forma e avviso di parcella: l'acconto senza fattura definitiva

Come si chiede materialmente l'acconto? Non con la fattura. Con una pro forma, o avviso di parcella: un documento uguale a una fattura ma senza numero e senza valore fiscale, che dice al cliente quanto pagare e su quale IBAN. Quando il bonifico arriva, emetti la fattura vera con la data dell'incasso. Per i professionisti è la prassi che l'Agenzia delle Entrate riconosce: la fattura segue l'incasso, e così non anticipi imposte e bollo su soldi che non hai ancora visto. Non è un obbligo, ma è quello che facciamo su ogni tranche.

Un dettaglio che si dimentica: sopra 77,47 € sulla fattura ci va il bollo da 2 € (sulla pro forma no: non è un documento fiscale). Un progetto in tre tranche sono tre fatture e tre bolli. Sei euro in tutto: il prezzo di non fare la banca.

Acconto e principio di cassa: il dettaglio di dicembre

In forfettario conta quello che incassi, non quello che fatturi. L'acconto è un incasso: va nel reddito dell'anno in cui arriva sul conto, anche se il lavoro lo farai l'anno dopo. Un acconto da 2.400 € ricevuto il 22 dicembre è reddito 2026, con la sua imposta sostitutiva e i suoi contributi, anche se apri il file il 7 gennaio.

Diventa un problema vicino agli 85.000 €. Se a dicembre sei a 83.500 € incassati, un acconto da 2.400 € ti porta a 85.900: sopra il limite, e dall'anno prossimo sei fuori dal regime. Cosa succede tra 85.000 e 100.000 €, e oltre, è spiegato in cosa succede se superi gli 85.000 €. La regola pratica: se sei vicino alla soglia, la pro forma la mandi datata gennaio e il lavoro parte a gennaio. Il cliente non nota niente; tu ti tieni il regime.

Se il cliente sparisce dopo l'acconto

Capita più spesso di quanto pensi, e quasi mai in malafede: cambia il budget, cambia il responsabile, il progetto "è sospeso". E arriva la domanda: l'acconto va restituito?

Dipende da cosa c'è scritto nel preventivo. Se non c'è scritto niente, la discussione è aperta, e il cliente può sostenere di aver pagato per un lavoro che non ha ricevuto. Se c'è una riga così, l'acconto resta tuo:

L'acconto copre l'avvio del lavoro e la riserva delle date e non è rimborsabile in caso di rinuncia, sospensione o mancata collaborazione da parte del cliente. Il lavoro svolto oltre l'acconto viene fatturato a consuntivo.

Sta in ogni nostro preventivo, accanto alla sospensione per mancato pagamento e alla proprietà dei file fino al saldo. Sono leve che valgono solo se sono scritte prima: dopo, sono opinioni.

Gli errori che vediamo più spesso

Scrivere la percentuale senza scrivere quando parte il lavoro

"Acconto 30%" da solo è un auspicio. "Il lavoro inizia alla ricezione dell'acconto" è una condizione. Senza la seconda riga ti ritrovi a lavorare "intanto che il bonifico arriva", che è esattamente il punto di partenza di questo articolo.

Consegnare i file definitivi prima del saldo

Con i file in mano, il cliente non ha più nessun motivo pratico per pagare in fretta. Anteprime, link di staging, esportazioni a bassa risoluzione: quello che vuoi. Il definitivo viaggia con il saldo, e il preventivo lo dice.

Chiedere l'acconto solo ai clienti nuovi

I clienti storici che pagano a 70 giorni sono quelli che ti costano di più, e con loro non lo chiedi "perché ci conosciamo". Il canone anticipato si propone anche a chi c'è da tre anni. Il momento giusto è il rinnovo, o il primo aumento di tariffa.

Fatturare l'acconto "quando faccio le fatture"

L'acconto si fattura il giorno in cui lo incassi. Chi incassa il 28 dicembre e fattura il 3 gennaio non ha spostato il reddito, che resta del 28 dicembre: ha solo una fattura fuori tempo.

Cedere sull'acconto per chiudere in fretta

Il cliente che tratta sull'acconto sta trattando sul tuo rischio, non sul prezzo. Se cedi lì, cederai anche sui 60 giorni, sulle revisioni extra e sulla consegna anticipata. È il primo no del rapporto, e il più facile da dire.

Domande frequenti

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Aggiornato al 6 settembre 2026. Fonti: D.Lgs. 231/2002 (ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali: termine di 30 giorni se non pattuito, interessi di mora automatici); prassi dell'Agenzia delle Entrate sull'avviso di parcella / pro forma e sull'emissione della fattura al momento dell'incasso per i professionisti. Le percentuali e le clausole sono quelle che usiamo noi, non uno standard di legge. Questo articolo non è una consulenza legale o fiscale: per clausole su importi rilevanti e per la tua posizione rispetto alla soglia, parla con un avvocato o con il tuo commercialista.

Le righe che rendono l'acconto non rimborsabile, il lavoro sospendibile e i file tuoi fino al saldo: le clausole del contratto freelance.