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Preventivo freelance: come farlo in modo che venga accettato (e pagato)
Team Freelancy · 6 settembre 2026 · 8 min di lettura
Sei pagine, un prezzo solo in fondo, un'email che dice "fammi sapere". Quel preventivo freelance non è stato rifiutato: non è stato letto. Il cliente ha aperto il PDF, ha cercato il prezzo, ha chiuso il file con la sensazione di avere un problema in più invece di uno in meno. Sono passati dieci giorni e non ha risposto.
Un preventivo freelance fatto bene fa due cose insieme: vende e regola. È l'unico documento di vendita che il cliente leggerà per intero, e quasi sempre è anche l'unico contratto che avrai. Sotto c'è la struttura in una pagina e mezza, le tre opzioni di prezzo, l'email con cui lo mandi e i due follow-up che chiudono.
In breve
- Una pagina e mezza: il problema del cliente in due righe, cosa consegni e cosa no, tempi, prezzo, condizioni, validità, come si accetta.
- Tre opzioni, non un prezzo: la domanda passa da "sì o no" a "quale". A chi ha costruito Freelancy ha raddoppiato il tasso di accettazione.
- Il prezzo si scrive, non si giustifica. Validità 15 giorni, email con la prossima azione, follow-up a +3 e +7 giorni.
- Sconto richiesto? Togli perimetro, non prezzo. Il lavoro parte a bonifico dell'acconto ricevuto.
In questo articolo
Il preventivo freelance vende e regola insieme
Per un freelancer il contratto è quasi sempre il preventivo accettato via email. Quindi ogni riga fa due lavori: la riga sul perimetro convince il cliente che hai capito cosa gli serve, e sei mesi dopo chiude la discussione sulla quarta revisione. Le sette clausole da mettere in fondo sono in contratto freelance: le clausole che ti salvano. Qui ci occupiamo della parte che viene prima, quella che deve fargli dire sì. Il 78% dei freelance della comunicazione fatica a ottenere compensi adeguati (Senza Redazione 2025): secondo noi una buona fetta non ha un problema di tariffa, chiede il prezzo giusto nel modo sbagliato.
La struttura: una pagina e mezza
Otto blocchi, in quest'ordine. Ogni blocco risponde alla domanda che il cliente si sta facendo in quel momento.
| Blocco | Cosa c'è | Lunghezza |
|---|---|---|
| 1. Intestazione | Tuo nome e P.IVA, cliente, titolo del progetto, numero e data | 4 righe |
| 2. Il problema del cliente | Cosa vuole ottenere, scritto con le sue parole | 2 righe |
| 3. Cosa consegni, e cosa no | Le consegne una per una, revisioni incluse, poi la riga "non compreso" | 6-10 righe |
| 4. Tempi | Avvio dall'acconto, tappe, consegna. Legati all'arrivo dei materiali | 3 righe |
| 5. Prezzo, tre opzioni | Base, Consigliata, Completa. Un numero per colonna | 1 tabella |
| 6. Condizioni | Acconto e saldo, sospensione, consegna a saldo, extra, recesso | mezza pagina |
| 7. Validità | "Valido fino al [data]", 15 giorni dall'invio | 1 riga |
| 8. Come si accetta | "Per confermare, rispondi a questa email indicando l'opzione scelta" | 1 riga |
I blocchi 2 e 5 fanno vendere. Il 6 fa pagare. Il 7 e l'8 evitano che il preventivo resti in una cartella per due mesi: senza una data e un'istruzione il cliente non sa né entro quando né come dirti sì, e la risposta più facile è nessuna.
A corpo, a ore o a canone
Il modello lo scegli prima, e i conti sono nel pilastro su quanto farsi pagare da freelancer. Nel preventivo cambia solo cosa scrivi. A corpo: il prezzo del risultato e il perimetro. A canone: la cifra mensile, le ore incluse, la durata minima, il preavviso. A ore, quando serve (assistenza, agenzie che comprano giornate): la tariffa e una stima con un tetto, "circa 20 ore, non oltre 25 senza conferma". La tariffa oraria dietro il prezzo a corpo il cliente non la vede: è un numero tuo.
Tre opzioni, non una
Chi ha costruito Freelancy ha mandato per anni preventivi con un prezzo solo, preceduto da una lista di attività tecniche: setup, configurazione, integrazione. Trattative lunghe, molti silenzi. Poi ha cambiato due cose: in testa al documento il problema del cliente con le sue parole, e sotto il perimetro tre opzioni invece di un prezzo. Il tasso di accettazione è raddoppiato in pochi mesi, con la stessa tariffa e lo stesso tipo di clienti.
Un prezzo solo mette il cliente davanti a un sì o un no, e il no non costa niente. Tre opzioni gli chiedono "quale", e per rispondere deve confrontare le tue proposte tra loro. Per un sito vetrina:
| Opzione | Cosa comprende | Prezzo |
|---|---|---|
| Base | 5 pagine, 1 giro di revisioni | 1.900 € |
| Consigliata | 5 pagine, 2 giri di revisioni, impostazione SEO, 1 ora di formazione | 2.500 € |
| Completa | Come la Consigliata, più blog, fotografie e 3 mesi di manutenzione | 3.800 € |
L'opzione alta è l'ancoraggio: la scelgono in pochi, ma dopo averla vista 2.500 € sembrano ragionevoli. La bassa serve a non perdere il cliente per 600 €. Quella di mezzo è quella che vuoi vendere, e parte otto volte su dieci. Scrivi quale consigli: il cliente non vuole scegliere, vuole essere d'accordo con te.
Le opzioni si differenziano per perimetro, non per qualità
"Base" non vuol dire fatto peggio: vuol dire meno cose. Se la Base fosse una versione scadente della Consigliata, chi la sceglie sarebbe scontento e chi paga di più avrebbe comprato un lavoro normale. Togli pagine, revisioni, servizi. Non togli cura.
La parte che fa dire sì
Il blocco 2 è quello che i freelancer saltano, perché il cliente sa già cosa vuole. Ma il preventivo lo legge anche il socio, il titolare, chi approva la spesa, e quelle persone non erano in call. Due righe come queste fanno il lavoro:
Oggi il sito porta 2-3 richieste al mese, quasi tutte fuori zona. Obiettivo: un sito che spieghi in dieci secondi cosa fate e dove, e che porti richieste da Bergamo e provincia.
Poi ogni consegna si aggancia a quel risultato. Non "ottimizzazione on-page delle 5 pagine" ma "5 pagine impostate per farsi trovare da chi cerca [servizio] a Bergamo". La tecnica è il motivo per cui ti pagano; non è il motivo per cui ti scelgono.
E il prezzo si dice, non si giustifica. Una riga: "Opzione Consigliata: 2.500 € + rivalsa INPS 4%". Niente "il prezzo tiene conto della complessità", niente "so che può sembrare tanto ma". Ogni parola in più intorno al numero dice al cliente che tu per primo non sei sicuro che lo valga.
Come mandarlo e come fare il follow-up
PDF allegato, mai il prezzo nel corpo dell'email, mai un documento modificabile. L'email è di due righe e contiene la data di validità e la prossima azione:
Ciao Marco, in allegato il preventivo per il sito, come ci siamo detti giovedì. Ti consiglio l'opzione 2. È valido fino al 25 settembre: se per te va bene, rispondi a questa email con l'opzione scelta e ti mando la pro forma per l'acconto, così blocco le date di ottobre.
"Fammi sapere" non c'è: sposta sul cliente il compito di decidere cosa fare dopo, e il cliente ha altre venti cose da fare. Tu gli hai detto cosa risponde, entro quando, e cosa succede subito.
Poi due follow-up, in agenda dal giorno in cui mandi il preventivo. A +3 giorni:
Ciao Marco, hai avuto modo di guardare il preventivo? Se c'è qualcosa da chiarire sulle opzioni, ci sentiamo dieci minuti quando vuoi.
A +7 giorni, con la validità come motivo per scrivere:
Ciao Marco, ti scrivo perché il preventivo scade il 25 e vorrei tenerti le date di ottobre. Se il progetto è slittato, dimmelo pure: lo riprendiamo quando ha senso per voi.
Se dopo il secondo follow-up non arriva niente, il preventivo è chiuso: lo segni come perso e smetti di pensarci. Chi riappare a novembre riceve un preventivo nuovo, con date nuove.
"Ti pago a 60 giorni" nella risposta al preventivo
Capita che il sì arrivi con una condizione attaccata: "ok per l'opzione 2, ma da noi i fornitori si pagano a 60 giorni". Si tratta adesso, prima dell'acconto, perché dopo non hai più niente da scambiare. Cosa rispondere è in "ti pago a 60 giorni": cosa rispondere.
Quando chiedono lo sconto
"Potete farci qualcosa sul prezzo?" arriva in metà delle trattative, spesso per abitudine. La risposta sbagliata è "posso arrivare a 2.200": quel taglio dice che il prezzo di partenza era gonfiato, e che la prossima volta conviene chiedere di nuovo.
La risposta giusta toglie perimetro, non prezzo:
Sui 2.500 non riesco a scendere, il prezzo è quello. Se il budget è più basso possiamo togliere la formazione e fare un solo giro di revisioni: è l'opzione Base a 1.900. Oppure partiamo con la Base e aggiungiamo SEO e blog più avanti.
È il motivo per cui le opzioni sono tre: lo sconto è già nel documento, e si chiama Base. Il cliente sceglie quanto comprare; il valore di un'ora tua resta lo stesso. Chi entra con lo sconto resta con lo sconto per tutta la durata del rapporto.
Dopo il sì
"Confermo l'opzione 2 e le condizioni" è il tuo contratto: conservalo con il PDF. Lo stesso giorno mandi la pro forma per l'acconto, e il lavoro parte a bonifico ricevuto, non disposto; la fattura vera la emetti con la data dell'incasso. Percentuali e frasi da usare sono in acconto e saldo: come non finanziare i tuoi clienti.
Se poi il saldo tarda, tutto il percorso della guida al cliente che non paga si appoggia su quel preventivo: la scadenza, la sospensione, i file a saldo. Il blocco 6 non è burocrazia. È quello che ti fa pagare.
Come lo facciamo in Freelancy
Ogni preventivo sta nella scheda del cliente, con il PDF e l'email di conferma allegati, e i prospect si muovono in una pipeline nel CRM: inviato, in trattativa, accettato, perso. Quando il preventivo diventa progetto, il timer parte su quel progetto e a fine lavoro le ore tracciate dicono se i 2.500 € reggevano o se il prossimo sito a 5 pagine deve costare di più.
Gli errori che vediamo più spesso
Il preventivo di sei pagine
Tre pagine di attività tecniche e una di "chi siamo". Il cliente cerca il prezzo, lo trova a pagina cinque e non legge il resto. Non è dettagliato: è illeggibile.
Il prezzo unico
Il cliente lo confronta con un'idea vaga che ha in testa, o con il preventivo di un altro. Con tre opzioni il confronto lo hai scritto tu.
Nessuna validità
Il preventivo non scade mai, il follow-up non ha un motivo e il cliente riappare a febbraio "al prezzo che ci avevi fatto".
Nessuna condizione
Cosa fai, quanto costa, fine. Poi il saldo arriva a cinque mesi, la quarta revisione è "inclusa" e i file sono già sul suo server. Ogni riga che manca nel blocco 6 è una discussione che farai dopo, senza niente in mano.
Mandarlo e sparire
"Fammi sapere", poi tre settimane di silenzio per non sembrare insistenti. Si perdono più preventivi per troppo silenzio che per un'email in più.
Domande frequenti
Il preventivo va firmato o basta un'email?
Per i lavori normali basta un'email di conferma che richiami il preventivo e le condizioni. Sopra i 10.000 € circa, o con cessione di diritti, NDA ed esclusive, fai firmare il PDF e fallo rivedere a un avvocato.
Quanto deve durare la validità?
Quindici giorni. Per progetti grandi con più persone coinvolte puoi arrivare a 30; oltre, il follow-up perde il suo motivo.
E se il cliente vuole un'opzione che non c'è?
Sta comprando. Costruisci la quarta opzione con i pezzi delle altre tre, allo stesso valore per ora, e rimanda il PDF con una nuova validità. Non improvvisare un prezzo in chat.
Aggiornato al 10 settembre 2026. Fonte: Senza Redazione 2025 (78% dei freelance della comunicazione fatica a ottenere compensi adeguati, n=305). Le cifre delle opzioni sono un esempio, non uno standard di mercato. Questo articolo non è una consulenza legale: per importi rilevanti fai rivedere il preventivo a un avvocato.
Il preventivo è pronto: ora servono le sette righe che lo rendono un contratto che ti difende, in contratto freelance: le clausole che ti salvano.