Fiscalità
Fattura elettronica forfettario: come si fa davvero (dicitura, bollo, SDI, quando emetterla)
Team Freelancy · 6 settembre 2026 · 8 min di lettura
Il primo cliente ha detto sì, il lavoro è consegnato, e alle 23 ti ritrovi a cercare su Google "fattura elettronica forfettario" perché il modello in Word che usava tuo cugino non va più bene. Hai letto che serve "lo SDI", che c'è una dicitura da copiare, che c'è un bollo da 2 € ma non sempre. E domani il cliente vuole la fattura.
Questo è l'articolo che avremmo voluto leggere quella sera: cosa serve, cosa scrivere, quando emetterla (per un professionista non è "quando finisco il lavoro") e cosa fare se lo SDI te la rimanda indietro.
In breve
- Dal 1° gennaio 2024 tutti i forfettari emettono fattura elettronica via SDI. Niente più PDF fatti in casa.
- Serve un software che parla con lo SDI: da 29,90 €/anno (Aruba) in su, o quello del commercialista.
- In fattura: dicitura dell'art. 1 c. 54-89 L. 190/2014, niente IVA, niente ritenuta d'acconto, bollo virtuale 2 € se supera 77,47 €.
- Da professionista la emetti all'incasso, entro 12 giorni. Prima manda una pro forma.
- Se lo SDI la scarta hai 5 giorni per rimandarla, con lo stesso numero.
In questo articolo
L'obbligo dal 2024, anche per te
Fino al 2023 i forfettari più piccoli potevano ancora fare fatture cartacee o in PDF. Dal 1° gennaio 2024 l'esenzione è finita: ogni forfettario, a qualunque fatturato, emette fattura elettronica in XML e la manda al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, che la recapita al cliente.
Cambia il canale, non la sostanza. Il forfettario resta il regime senza IVA e senza ritenuta che hai scelto quando hai aperto la partita IVA. Solo che la fattura non la stampi più: la compili in un software, che la trasforma in XML, la spedisce e ti dice se è arrivata.
Cosa serve per emettere una fattura elettronica in forfettario
Tre cose: un software, un recapito del cliente, i tuoi dati messi bene una volta sola.
1. Un software che parla con lo SDI
Il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate esiste, ma è fatto per chi emette due fatture l'anno. Per lavorare serve un programma con anagrafica clienti, numerazione automatica e bollo virtuale.
| Opzione | Costo | Per chi |
|---|---|---|
| Aruba Fatturazione Elettronica | 29,90 €/anno | Chi vuole spendere il minimo |
| Fatture in Cloud (piano Forfettari) | 48 €/anno in promo, 96 € al rinnovo | Chi vuole un'interfaccia più curata e l'app |
| Il software del commercialista | Incluso o quasi | Chi vuole che il commercialista veda tutto in tempo reale |
Il confronto con quello che fa Freelancy (che non è un software di fatturazione) è in Fatture in Cloud vs Freelancy. Anticipiamo la risposta: ti servono entrambi.
2. Il recapito del cliente
Lo SDI deve sapere dove consegnare. Chiedi al cliente, insieme alla partita IVA, una di queste due cose:
- il codice destinatario, sette caratteri, quello del suo software di fatturazione;
- oppure la PEC, e nel codice destinatario metti sette zeri.
Se il cliente è un privato senza partita IVA, metti "0000000" e il suo codice fiscale. La fattura finisce nel suo cassetto fiscale, dove non la guarderà mai: mandagli anche la copia di cortesia in PDF, che il software genera da solo. Non ha valore fiscale, ma è quella che leggerà.
3. I tuoi dati, una volta sola
Nome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, regime fiscale "RF19 – Regime forfettario" e IBAN. Li imposti al primo accesso e non ci pensi più.
Cosa scrivere, riga per riga
Una fattura forfettaria è più corta di una ordinaria: manca l'IVA, manca la ritenuta. In compenso ha una dicitura e un bollo. I campi che contano:
| Campo | Cosa metti | Nota |
|---|---|---|
| Numero | Progressivo per anno: 1, 2, 3… | Nessun buco, nessun doppione |
| Data | Il giorno in cui la emetti | Per i professionisti, l'incasso o subito dopo |
| Cliente | Ragione sociale, P.IVA o CF, indirizzo, codice destinatario o PEC | Se privato: "0000000" + codice fiscale |
| Descrizione | Cosa hai fatto e in che periodo | "Gestione social settembre 2026" batte "servizi" |
| Importo | Il compenso, senza IVA | Natura "N2.2 – non soggette, altri casi" |
| Dicitura | "Operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 1 c. 54-89 L. 190/2014" | Obbligatoria |
| Ritenuta | Nessuna | Aggiungi: "Compenso non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1 c. 67 L. 190/2014" |
| Rivalsa INPS 4% | Facoltativa | Una riga in più, a carico del cliente; è ricavo anche lei |
| Bollo | 2 € virtuale se il totale supera 77,47 € | Flag "bollo virtuale" nel software |
Le due frasi su IVA e ritenuta le salvi come testo predefinito: escono da sole su ogni fattura. Sulla rivalsa del 4% abbiamo un'opinione: con i clienti azienda va messa, è una voce di legge e nessuno la contesta; con i privati è un rincaro e conviene ragionare sul prezzo.
Il bollo: chi lo paga e quando
Sopra 77,47 € la fattura sconta 2 € di imposta di bollo (D.P.R. 642/1972). In elettronica non si attacca niente: spunti "bollo virtuale", lo SDI lo registra e l'Agenzia delle Entrate ti presenta il conto ogni trimestre, da pagare con F24 o dal portale. Il bollo lo devi tu. Puoi addebitarlo al cliente come riga "imposta di bollo 2 €", e quasi tutti lo fanno: in quel caso quei 2 € diventano ricavo.
Quando emetterla: incasso, 12 giorni, pro forma
Qui sta la differenza tra chi fattura da professionista e chi fattura come un negozio. Per chi vende beni la fattura segue la consegna. Per un professionista l'operazione si considera effettuata al momento dell'incasso: la fattura la emetti quando i soldi arrivano, non quando finisci il lavoro. Da quel momento hai 12 giorni per trasmetterla allo SDI (fattura immediata).
Prima dell'incasso mandi al cliente una pro forma (o avviso di parcella): stessi dati della fattura, ma senza numero fiscale e senza SDI. Non è obbligatoria. È la pratica giusta per tre motivi: non anticipi il bollo su soldi che non hai, non ti ritrovi fatture emesse e mai incassate da stornare, e il registro delle fatture coincide con quello degli incassi, l'unico che conta nel forfettario.
Il flusso in 4 passi
- Consegni il lavoro e mandi la pro forma, con scadenza e IBAN.
- Aspetti il bonifico. Se tarda, solleciti la pro forma.
- Il bonifico arriva. Quel giorno è la data dell'operazione.
- Entro 12 giorni trasformi la pro forma in fattura elettronica (un clic nei software) e la mandi allo SDI.
Chi ha costruito Freelancy per due anni ha fatto l'opposto: fatture emesse a fine mese, tutte insieme, per comodità. Funziona finché non arriva dicembre. Il primo dicembre con la pro forma aveva 6.000 € di lavori consegnati e non pagati: sono diventati fattura a febbraio, quando i clienti hanno pagato, nell'anno nuovo, senza bollo anticipato e senza fatture "a cavallo" da spiegare al commercialista. Con il metodo di prima avrebbero avuto data dicembre e incasso febbraio, e ogni conto, dalla soglia degli 85.000 € agli acconti, sarebbe stato da rifare a mano.
Vale anche per l'anticipo: se chiedi il 30% alla firma, quel 30% è un incasso e va fatturato entro 12 giorni, il resto alla consegna. Come strutturarlo è in acconto e saldo.
Il numero non lo assegni alla pro forma
La pro forma ha una numerazione sua (PF-2026-001) o nessuna. Il numero fiscale nasce con la fattura vera. Se dai alla pro forma il numero 12 e il cliente non paga, ti resta un buco da giustificare.
Se lo SDI la scarta
Dopo l'invio lo SDI risponde in minuti o ore. Tre esiti: consegnata; mancata consegna (il recapito del cliente non funziona, ma la fattura è valida e finisce nel suo cassetto fiscale); scartata, per errori formali: partita IVA sbagliata, codice destinatario inesistente, campo mancante.
Una fattura scartata è come se non fosse mai stata emessa. Hai 5 giorni dalla notifica per correggerla e rimandarla con lo stesso numero e la stessa data. Non farne una nuova con il numero successivo: lasceresti un buco. Il software ti mostra il motivo in chiaro; nove volte su dieci è un dato del cliente copiato male.
Conservazione: 10 anni
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni. Non basta una cartella di PDF: serve la conservazione sostitutiva, con firma e marca temporale. Non devi sapere come funziona: il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate lo fa se aderisci una volta dal portale, e i software a pagamento lo includono. Controlla solo che sia attiva, e che se cambi software le fatture vecchie restino conservate.
Come lo facciamo in Freelancy
Freelancy non emette la fattura elettronica: per lo SDI usi Aruba, Fatture in Cloud o il commercialista, e restano a fianco. Noi facciamo il pezzo dopo: in Finanza → Fatture registri ogni fattura come da emettere, emessa o incassata, con date e giorni di ritardo; il widget "Da accantonare" calcola su ogni incasso quanto spostare sul conto tasse; la scheda Fiscale tiene il conto degli 85.000 € con la proiezione a fine anno. Il software di fatturazione sa cosa hai emesso. Freelancy sa cosa hai incassato, e nel forfettario è quello che conta.
Gli errori che vediamo più spesso
Fatturare a dicembre quello che incasserai a gennaio
Se sei a 82.000 € incassati e a metà dicembre emetti fatture per 5.000 €, i clienti pagano prima di Natale perché chiudono i conti, e passi la soglia. Con la pro forma e un accordo per l'incasso a gennaio, quei 5.000 € vanno nell'anno nuovo. Non è un trucco: è il principio di cassa, lo stesso che decide quanto ti resta davvero a fine anno.
Dimenticare il bollo
La fattura da 1.200 € senza flag "bollo virtuale" passa lo SDI lo stesso. Poi arriva l'Agenzia delle Entrate con i 2 € più sanzione. Imposta il bollo automatico sopra 77,47 € e non ci pensi più.
Due software, una numerazione
Succede a chi cambia software a metà anno, o emette qualche fattura dal portale AdE "per fare prima". Il nuovo riparte da 1 e ti ritrovi due fatture numero 7 nello stesso anno. Quando cambi, imposta a mano il numero di partenza e chiudi l'accesso a quello vecchio.
Domande frequenti
Posso ancora fare una fattura cartacea o in PDF?
No. Dal 1° gennaio 2024 il forfettario emette solo fattura elettronica via SDI, per qualsiasi importo. Il PDF è la copia di cortesia per il cliente, niente di più.
Devo avere la PEC per fatturare?
Per emettere no: la fattura parte dal software e arriva tramite lo SDI. Costa 5-10 € l'anno ed è utile per ricevere fatture dei fornitori e comunicazioni ufficiali: secondo noi vale la pena.
E se il cliente è estero?
La emetti comunque in elettronica, con codice destinatario "XXXXXXX" (sette X), e mandi al cliente la copia in PDF. Per il trattamento fiscale del cliente estero parla con il commercialista prima della prima fattura.
Aggiornato al 9 settembre 2026. Fonti: Agenzia delle Entrate, area "Fattura elettronica" e provvedimenti sul Sistema di Interscambio (regole tecniche, scarto, conservazione); Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89 (regime forfettario); D.P.R. 642/1972 (imposta di bollo). Questo articolo è una guida pratica, non una consulenza fiscale: verifica il tuo caso con il commercialista.
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